Ley Crea y Crece: Lo que debes saber sobre la Factura Electrónica

Contenido:

En el panorama empresarial español se está gestando un cambio significativo que afectará a la forma en que todas las empresas gestionan su facturación. La Ley de Creación y Crecimiento de empresas, popularmente conocida como Ley Crea y Crece, está transformando los procesos administrativos tradicionales con el objetivo de modernizar el tejido empresarial español, combatir el fraude fiscal y reducir la morosidad.

Para dimensionar la importancia de esta normativa, consideremos algunos datos reveladores:
España dejó de ingresar en 2019 la asombrosa cifra de 5.840 millones de euros debido al fraude en el IVA. Además, durante 2022, el 73,3% de las facturas se pagaron con retraso.

Estas cifras alarmantes justifican la necesidad de un cambio en el sistema de facturación que aporte mayor transparencia y control.

La factura electrónica no es solo una tendencia, sino una realidad creciente. En 2022, se registró un incremento del 32% en su uso, procesándose más de 339 millones de facturas electrónicas que supusieron un ahorro de gestión de más de 18.966 euros y un impacto medioambiental positivo al evitar la tala de 1.437.660 árboles.

¿Qué es exactamente la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece, aprobada en el Congreso de los Diputados el 15 de septiembre de 2022 y publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el 29 del mismo mes, tiene cuatro objetivos fundamentales:

1. Mejorar el clima de negocios en España

2. Impulsar el emprendimiento

3. Fomentar el aumento del tamaño empresarial

4. Desplegar redes de colaboración e interacción entre empresas

Esta normativa, que complementa otras como la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica, introduce como principal novedad la obligatoriedad del intercambio de factura electrónica en todas las transacciones entre empresas (B2B) del territorio español, extendiendo así una práctica que ya era obligatoria en las relaciones con las administraciones públicas.

Factura electrónica vs. factura digital: diferencias clave

Antes de profundizar en las implicaciones de la ley, es importante aclarar la diferencia entre dos conceptos que a menudo se confunden:

• Factura electrónica: Es un documento tributario que cumple con los mismos requisitos legales que una factura en papel, pero se genera, transmite y archiva en formato electrónico estructurado. La información está codificada de manera que puede ser procesada automáticamente por sistemas informáticos.

• Factura digital: Es simplemente un documento en PDF, Word, JPG u otro formato similar que se envía por correo electrónico o se imprime. En este tipo de factura, la información no está estructurada para su procesamiento automático.

La Ley Crea y Crece exige específicamente el uso de facturas electrónicas y no simplemente digitales, lo que implica una transformación más profunda en los procesos administrativos de las empresas. Para ello, es clave contar con un software de facturación electrónica que permita generar, enviar y almacenar facturas en los formatos requeridos.

Cronología de la facturación electrónica en España

La implementación de la factura electrónica en España ha seguido un camino progresivo:

• 2015: Se establece la obligación de facturar electrónicamente a las administraciones públicas.

• 2017: Se implementa el SII (Suministro Inmediato de la Información del IVA).

• 2018: La factura electrónica se hace obligatoria entre subcontratistas y contratistas del Estado.

• 2022: Aprobación de la Ley Crea y Crece.

• 2023: Publicación del borrador del reglamento técnico (septiembre 2023).

• 2024: Prevista aprobación del reglamento técnico definitivo.

• 2025: La factura electrónica será obligatoria para empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros.

• 2026: La obligatoriedad se extenderá a todas las empresas con facturación inferior a 8 millones de euros.

¿Cuándo entra en vigor realmente la obligación?

Uno de los aspectos que más dudas genera entre los empresarios es la fecha exacta de entrada en vigor de esta obligación. Según la información disponible, una vez que la administración apruebe el desarrollo reglamentario definitivo (previsto para 2025), los plazos de implementación serán:

• Un año para empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros.

• Dos años para empresas con facturación inferior a 8 millones de euros.

Esto significa que, previsiblemente, la obligación será efectiva a partir de 2026 para las grandes empresas y de 2027 para las pymes y autónomos. Para facilitar el cumplimiento, es recomendable apoyarse desde ya en soluciones especializadas que faciliten la transición.

¿A qué empresas afecta la Ley Crea y Crece?

A diferencia de normativas anteriores que afectaban solo a sectores específicos, la Ley Crea y Crece es de aplicación universal. Afecta a todas las empresas y profesionales que realicen operaciones B2B en territorio español, independientemente de su tamaño, volumen de facturación o sector de actividad.

Esta universalidad representa un cambio significativo respecto a la situación anterior, donde la factura electrónica solo era obligatoria en el sector público estatal y en empresas de sectores específicos como comunicaciones electrónicas, servicios financieros para consumidores o suministros básicos.

Consecuencias de no cumplir con la Ley Crea y Crece

Las empresas que no se adapten a los requisitos de la nueva ley se enfrentarán a consecuencias significativas:

1. Sanciones económicas: Las empresas que no ofrezcan la posibilidad de recibir facturas electrónicas podrán ser sancionadas con apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.

2. Restricciones de acceso a ayudas públicas: El Observatorio Estatal de Morosidad Privada, creado por la misma ley, establecerá que las empresas que incumplan los plazos de pago no podrán acceder a subvenciones públicas.

3. Desventajas competitivas: Las empresas no adaptadas experimentarán ineficiencias operativas frente a competidores que hayan implementado correctamente la facturación electrónica.

4. Problemas con clientes y proveedores: La imposibilidad de intercambiar facturas electrónicas podría complicar las relaciones comerciales con otras empresas que ya hayan adoptado el sistema.

Todo sobre la facturación electrónica: más allá del cumplimiento legal

Aunque la adaptación a la factura electrónica puede suponer un esfuerzo inicial, los beneficios a medio y largo plazo son considerables:

1. Ahorro económico: Reducción de costes de impresión, envío postal y almacenamiento físico.

2. Eficiencia operativa: Ciclos de tramitación más cortos y menor posibilidad de error humano.

3. Mejora en la gestión de tesorería: Mayor control sobre los plazos de cobro y pago.

4. Sostenibilidad ambiental: Reducción significativa del consumo de papel y de la huella de carbono asociada.

5. Accesibilidad y seguridad: Acceso más rápido y fácil al histórico de facturas, con mayor seguridad en las transacciones.

6. Control fiscal: Mejor trazabilidad de las operaciones y reducción de riesgos fiscales.

Muchos de estos beneficios se potencian al usar una solución de facturación electrónica que automatice procesos y proporcione trazabilidad completa.

Formatos admitidos para la factura electrónica

El reglamento técnico de la ley establecerá los formatos específicos que serán admitidos para cumplir con la obligación de facturación electrónica. Hasta el momento, se ha indicado que los formatos permitidos serán:

1. Mensaje Facturae: El formato estándar de la administración pública española.

2. Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.

3. Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.

4. Mensaje CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).

Adicionalmente, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrá incluir otras sintaxis adicionales en el futuro.

Es importante destacar que todas las plataformas privadas de facturación electrónica deberán enviar una copia simplificada de las facturas que tramiten a la plataforma pública en formato Facturae, lo que garantizará la interoperabilidad del sistema. En este sentido, conviene usar herramientas compatibles con los distintos formatos y conectadas con redes públicas y privadas. En InnoTaxes estamos concienciados de esto, por eso, somos colaboradores de la Agencia Tributaria y nuestro software de facturación está actualizado.

Las plataformas de facturación electrónica: las nuevas protagonistas

Un elemento clave en la implementación de la Ley Crea y Crece serán las plataformas para el intercambio de facturas electrónicas. Estas plataformas deberán cumplir con una serie de requisitos establecidos por la ley:

1. Interoperabilidad: Deben conectarse e interoperar con el resto de redes y plataformas, incluida la plataforma de la administración pública.

2. Conservación de facturas: Las facturas deberán estar disponibles durante un plazo mínimo de 4 años para su consulta.

3. Información sobre estados: Deben proporcionar información sobre los estados de las facturas, sus fechas de pago y de vencimiento.

4. Accesibilidad para usuarios: Deben garantizar el acceso gratuito para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir las facturas electrónicas.

Características ideales de una solución de facturación electrónica

A la hora de elegir una solución de facturación electrónica, es recomendable buscar una plataforma que:

1. Sea sencilla de usar: Que pueda implementarse sin alterar significativamente la operativa diaria de la empresa.

2. Ofrezca notificaciones: Que informe automáticamente cuando las facturas cambien de estado, tanto para emisores como para receptores.

3. Se integre con sistemas existentes: Que se conecte con el ERP o sistemas de gestión ya implementados en la empresa.

4. Garantice la interoperabilidad: Que esté conectada con plataformas públicas, privadas y redes internacionales.

5. Permita la conversión de formatos: Que facilite la adaptación de las facturas al formato requerido por cada cliente.

6. Proporcione custodia segura: Que ofrezca un repositorio único que garantice la trazabilidad y consulta de la información.

7. Sea personalizable: Que permita adaptar la interfaz a la imagen de marca de la empresa.

Contar con una solución que cumpla con estas características facilitará tanto la transición como la gestión futura del entorno digital.

Preguntas clave para preparar tu empresa

Ante esta inminente transformación, es recomendable que las empresas comiencen a plantearse algunas cuestiones estratégicas:

1. ¿Implementamos la factura electrónica ahora o esperamos a que sea obligatorio?

2. ¿Nos limitamos a cumplir con la ley o aprovechamos para automatizar nuestros procesos de cuentas por cobrar y pagar?

3. ¿Qué cambios implicará en nuestra operativa diaria?

4. ¿Cómo gestionaremos el envío de facturas según los requisitos de nuestros clientes?

5. ¿Cómo informaremos a nuestros proveedores sobre cómo queremos recibir las facturas?

6. ¿Qué plataforma de factura electrónica elegiremos?

7. ¿Cómo controlaremos y gestionaremos la tramitación de las facturas?

8. ¿Cómo gestionaremos y notificaremos los estados de las facturas, especialmente cobros y pagos?

Estas preguntas pueden abordarse más fácilmente agendando una consulta con un experto fiscal que te aclare todas las dudas.

Conclusión: Prepárate para el cambio

La implementación de la Ley Crea y Crece y la obligatoriedad de la factura electrónica representan una oportunidad para modernizar y optimizar los procesos administrativos de tu empresa.

Aunque puede suponer un desafío inicial, los beneficios a largo plazo en términos de eficiencia, control y sostenibilidad justifican el esfuerzo.

Las empresas que se anticipen a esta transformación no solo evitarán posibles sanciones, sino que obtendrán ventajas competitivas significativas. 

La facturación electrrónica ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación legal.

¿Tienes dudas sobre cómo implementar la factura electrónica de forma eficiente y segura? 
 InnoTaxes puede ayudarte a gestionar esta transición.